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Título II – REGLAMENTO DE LOS ÓRGANOS DE CONTROL DEL CÓDIGO

CAPÍTULO IV – Procedimientos

33. PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS

Lo previsto en este artículo únicamente resulta de aplicación al artículo 11 del Código.

La comunicación de reuniones de carácter científico y promocional susceptibles de comunicación obligatoria de acuerdo con lo previsto en el artículo 11.8 del Código se formalizará conforme a las siguientes normas:

33.1. Condiciones

Las compañías farmacéuticas deberán comunicar, previamente a su celebración, las reuniones de carácter científico o promocional siempre que concurran las tres circunstancias siguientes:

  • a) que estén organizadas -directa o indirectamente-, o patrocinadas -exclusiva o mayoritariamente-, por la compañía farmacéutica comunicante;

  • b) que ofrezcan al menos una pernoctación; y

  • c) que cuenten con la participación de, al menos, 20 Profesionales Sanitarios que ejercen su actividad en España.

No obstante, cuando una compañía organice la asistencia de un grupo de más de 20 Profesionales Sanitarios que ejercen su actividad en España a un congreso o reunión organizada por un tercero (sociedades científicas, organizaciones profesionales, etc.), deberá comunicarlo obligatoriamente como si la reunión fuera organizada por la propia compañía farmacéutica. Dicha comunicación no será obligatoria para las reuniones que hayan sido revisadas por la Unidad de Supervisión Deontológica. A estos efectos la Unidad habilitará un sistema a través del cual se podrá consultar el listado de reuniones organizadas por terceros, tanto a nivel nacional como internacional, que hayan sido revisadas por la Unidad.

33.2. Plazos

La comunicación deberá dirigirse a la Unidad de Supervisión Deontológica con una antelación de, al menos, diez días hábiles a su comienzo.

33.3. Información a facilitar

La comunicación contendrá los siguientes datos:

  • a) Nombre y domicilio de la compañía farmacéutica.

  • b) Naturaleza de la participación: organizador o patrocinador.

  • c) Título de la reunión.

  • d) Profesionales Sanitarios a los que está dirigido (especialidad y lugar de residencia -ámbito local/regional, nacional o internacional-).

  • e) Número de Profesionales Sanitarios invitados.

  • f) Número aproximado de participantes total de la reunión.

  • g) Lugar y fechas de celebración (en caso de celebrarse en un hotel, nombre y categoría y número de pernoctaciones).

  • h) Programa científico, con indicación del número de horas.

  • i) Programa social y actividades paralelas.

  • j) Otras entidades involucradas en la organización y patrocinio de la reunión (sociedades científicas, organizaciones profesionales, fundaciones, etc.).

Se habilitará un procedimiento para la presentación de estas comunicaciones por medios electrónicos que aseguren la agilidad del proceso, su efectividad y la confidencialidad de los datos.

La Unidad de Supervisión Deontológica deberá acusar recibo de las comunicaciones a las respectivas compañías farmacéuticas, pudiendo asimismo solicitar información adicional o medidas correctoras de adaptación al Código, si lo estimara necesario. En este último caso, si la compañía farmacéutica celebrara la reunión sin ajustarse a las medidas correctoras, la Unidad podrá iniciar el correspondiente procedimiento sancionador.

La Unidad dispondrá de cinco días hábiles desde la recepción de la comunicación para pronunciarse respecto de aquellas reuniones internacionales que, previstas en el artículo 11.10 (b) del Código, requieren su previa autorización. La falta de pronunciamiento en el plazo previsto significará que la reunión queda autorizada.

33.4. Persona responsable

Cada compañía farmacéutica designará por medio de su representante legal una o dos personas responsables para la comunicación de reuniones que será el interlocutor en esta materia y a quien se asignarán claves personales para la comunicación de reuniones vía Internet/correo electrónico. Será también la persona a la que se dirija la Unidad de Supervisión Deontológica para cualquier aclaración sobre las reuniones comunicados. La Unidad de Supervisión Deontológica mantendrá una base de datos en la que se recogerán todas las comunicaciones recibidas, que será estrictamente confidencial. Dicha base respetará la normativa vigente relativa a la protección de datos de carácter personal.

Title II - RULES OF PROCEDURE FOR THE CONTROL BODIES

CHAPTER IV - Procedures

33. PROCEDURE FOR COMMUNICATING SCIENTIFIC MEETINGS

The provisions of this article only result of application to article 11 of the Code.

The communication of meetings of a scientific and promotional nature that are subject to mandatory communication in accordance with the provisions of article 11.8 of the Code must be notified according to the following conditions:

33.1. Conditions

Pharmaceutical companies must provide prior notification of the holding of any scientific or promotional meeting when the following three circumstances concur:

  • that they are organised – directly or indirectly – or sponsored – exclusively or in the majority – by the reporting pharmaceutical company;
  • they offer at least one overnight stay; and
  • they involve the participation of at least 20 Healthcare Professionals practicing in Spain.

Nevertheless, when a company organises the attendance of a group of more than 20 Healthcare Professionals who practice in Spain to a conference or meeting organised by a third party (scientific societies, professional organisations, etc.), it must be communicated as if the meeting were organised by the pharmaceutical company itself. This communication will not be obligatory for meetings that have been reviewed by the Code of Practice Surveillance Unit. To this end, the Unit will provide a system through which the list of meetings organised by third parties, both at national and international levels, that have been reviewed by the Unit can be consulted.

33.2. Deadlines

The communication shall be addressed to the Code of Practice Surveillance Unit at least 10 working days before its beginning.

33.3. Information to be Provided

The communication must contain the following data:

  • a) Name and address of the pharmaceutical company.

  • b) Nature of the participation: organiser or sponsor.

  • c) Title of the meeting.

  • d) Healthcare Professionals to whom it is directed (specialty and place of residence – local/regional, national or international scope).

  • e) Number of Healthcare Professionals Invited.

  • f) Approximate number of participants at the meeting.

  • g) Location and dates (if held at a hotel, name and rating and number of overnight stays).

  • h) Scientific programme, with an indication of the number of hours.

  • i) Social programme and parallel activities.

  • j) Other entities involved in the organisation and sponsorship of the meeting (scientific societies, professional organisations, foundations, etc.).

A procedure will be put in place to present these communications through electronic media to ensure the agility of the process, its efficacy and the confidentiality of data.

The Code of Practice Surveillance Unit must confirm receipt of the communications to the respective pharmaceutical companies, at the same time may also request additional information or corrective measures for compliance with the Code, if necessary. In the latter case, if the company holds the meeting without meeting the corrective measures, the Unit may initiate the corresponding complaint procedure.

The Unit will have five working days from receipt of the report to make any pronouncements on international meetings that, according to the stipulations of article 11.10 (b) of the Code, require previous authorization. The absence of such a pronouncement within the stipulated time period will imply that the meeting has been authorized.

33.4. Person Responsible

Each pharmaceutical company will designate through their legal representative one or two persons responsible for communicating meetings who will be the intermediary in these matters and who shall be assigned personal passwords for communicating meetings via the Internet/electronic mail. This will also be the person who will contact the Code of Practice Surveillance Unit for any clarifications on the reported meetings. The Code of Practice Surveillance Unit will maintain a database in which all reports received will be collected. This will be kept strictly confidential. This database must comply with current regulations on the protection of personal data.

These texts are the non-official translation of the Spanish version of the texts approved by Farmaindustria General Assembly. The Spanish versions shall always prevail.