Título I - DISPOSICIONES DEL CÓDIGO
CAPÍTULO II - Interrelación con Profesionales y Organizaciones Sanitarias
11. REUNIONES CIENTÍFICAS Y PROFESIONALES
Las siguientes normas serán de aplicación a todo tipo de reuniones que sean organizadas o patrocinadas por una compañía farmacéutica o bajo su control, y a todos los participantes en los mismos, sean Profesionales Sanitarios o cualquier otra persona que, en el ejercicio de su profesión, pueda realizar o condicionar las actividades de prescribir, comprar, distribuir, dispensar o administrar un medicamento.
11.1. Las compañías farmacéuticas podrán organizar o colaborar en reuniones de carácter exclusivamente científico-profesional. No está permitido organizar o colaborar en reuniones que contengan elementos o actividades de entretenimiento o de carácter lúdico. No se incluyen dentro de esta prohibición el cóctel de bienvenida, los almuerzos de trabajo y la cena de gala que aparecen habitualmente en los programas oficiales de los congresos y reuniones científicas, siempre que resulten razonables y moderadas y no incorporen elementos adicionales (culturales, de ocio o entretenimiento, etc.). En todo caso, se fija un coste máximo por comensal de 70 euros (impuestos incluidos) para cualquier forma de hospitalidad asociada a comidas y/o almuerzos. El pago de un almuerzo cuyo coste por comensal supere el máximo antes mencionado se considerará una práctica contraria al Código. Para reuniones celebradas fuera de España resultará de aplicación el máximo establecido por la Asociación Nacional del país que albergue la reunión. Por lo tanto, para la hospitalidad ofrecida fuera de España asociada a comidas o almuerzos, no resultará de aplicación la norma general prevista en el artículo 19.4 (‘Si se produjera un conflicto entre las reglas de los diferentes códigos aplicables en una determinada actividad, prevalecerá la norma más estricta o restrictiva’).
Se considerará como una actividad/práctica contraria al Código, el pago a Profesionales Sanitarios de cualquier forma de hospitalidad que tenga lugar al margen de un contexto de carácter científico-profesional.
En las actividades formativas o reuniones científico-profesionales que se realicen de forma virtual o telemática, no procede el ofrecimiento de ningún tipo de hospitalidad (actos sociales, desplazamiento, alojamiento y/o manutención). Este principio general, resulta aplicable tanto para las reuniones organizadas o patrocinadas mayoritariamente por una compañía farmacéutica como para las reuniones organizadas por terceros.
11.2. La hospitalidad en manifestaciones de carácter profesional o científico, debe siempre ser razonable y su coste no puede exceder del que los destinatarios estarían normalmente dispuestos a pagar en las mismas circunstancias. El concepto de hospitalidad incluye los gastos reales de desplazamiento, inscripción y estancia que sean abonadas por la compañía farmacéutica, los cuales deberán ser mesurados y no exagerados, y habrán de ajustarse a los días en que esté prevista la reunión científica. En este sentido, la hospitalidad no podrá extenderse más allá de lo razonable tras la realización de la reunión, ni incluir el patrocinio u organización de actividades de entretenimiento (deportivas, de ocio, etc.).
La hospitalidad debe ser siempre accesoria en relación con el objeto principal de la reunión. Los objetivos científicos deberán constituir el foco principal en la organización de tales reuniones. La hospitalidad ofrecida por una compañía farmacéutica debe limitarse a incluir los medios logísticos estrictamente necesarios (en todo caso razonables y moderados) que permitan al Profesional Sanitario asistir a la reunión, y no cualquier otro gasto.
11.3. La hospitalidad no debe extenderse a otras personas distintas a Profesionales Sanitarios.
11.4. No pueden realizarse pagos a favor de facultativos o grupos de facultativos, ya sea de forma directa o indirecta, para alquilar salas para reuniones, a menos que se acredite debidamente que se destinan a reuniones de contenido científico o profesional.
11.5. Cuando las reuniones, congresos, simposios y actos similares estén patrocinados por compañías farmacéuticas, este hecho se hará constar en todos los documentos relativos a la reunión y también en cualquier trabajo, ponencia o documento que se publique en relación con los mismos.
11.6. Es aceptable el pago de honorarios razonables y el reembolso de gastos personales, incluyendo el viaje, a los moderadores y ponentes de estas reuniones, congresos, simposios y actos similares de carácter profesional o científico.
11.7. Las compañías farmacéuticas establecidas en España y pertenecientes a grupos empresariales con centrales o filiales o, en general, con empresas vinculadas ubicadas en el extranjero, serán responsables del cumplimiento del presente Código por parte de estas empresas vinculadas, en lo que se refiere a actividades de promoción y de interrelación (i) realizadas en España con Profesionales Sanitarios independientemente del país de ejercicio de éstos, y (ii) con Profesionales Sanitarios que ejercen su actividad profesional en España, con independencia del lugar en el que se desarrollen las mismas. En todo caso, resultará de aplicación la regla prevista en el apartado 11.1 respecto a los límites de hospitalidad.
11.8. Las reuniones de carácter científico y promocional, organizados o patrocinados por las compañías farmacéuticas deberán comunicarse con carácter previo a su celebración, de acuerdo con lo establecido en el Título II Reglamento de los Órganos de Control del Código. Las reuniones que forman parte de los proyectos comunicados por las compañías farmacéuticas, no necesitan ser nuevamente comunicadas de acuerdo con lo previsto en los artículos 16.2 y 35 del Código ("principio de no-duplicidad").
11.9. La falta de comunicación de una reunión de carácter científico y promocional, cuando sea obligatoria su comunicación, constituirá una infracción del presente Código.
11.10. Las compañías no podrán organizar o patrocinar reuniones que tengan lugar fuera de España (reuniones en el extranjero), a menos que tenga más sentido desde el punto de vista logístico que así sea porque:
a) la mayor parte de los participantes invitados procedan del extranjero; o porque
b) esté localizado en el extranjero un recurso o expertise relevante y que es el objeto principal de la reunión. Este supuesto (b) deberá contar con la previa autorización de la Unidad de Supervisión Deontológica.
En el caso de organizar o patrocinar reuniones en el extranjero, además del Código español, las compañías deberán respetar también las disposiciones específicas del Código de Buenas Prácticas del país donde tiene lugar la reunión, según lo establecido en el artículo 19.4.
11.11. Las compañías deben cumplir con los criterios que figuren en los códigos aplicables respecto a la selección y patrocinio de Profesionales Sanitarios para su asistencia a reuniones.
11.12. En ningún caso se podrá ofrecer dinero para compensar meramente el tiempo empleado por los Profesionales Sanitarios para asistir a la reunión.
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En lo que concierne a la organización de reuniones científicas y profesionales, una compañía no debe conformarse con el cumplimiento formal de un determinado criterio de manera aislada. El comportamiento de las empresas debe estar guiado por dos principios fundamentales:
1. Que sea la calidad del programa científico-profesional el principal foco de interés de la reunión.
2. Que el lugar elegido para celebrarlo sea adecuado a la finalidad científico-profesional de la reunión y los niveles de hospitalidad razonables.
Estos dos criterios se resumen fácilmente en uno: pregúntese si, como compañía organizadora de la reunión, le gustaría que todos los detalles de la misma fueran ampliamente conocidos de manera pública, por ejemplo, a través de los medios de comunicación. Si la respuesta es afirmativa, es seguro que la reunión está en línea con lo establecido en el Código.
11.1. - 11.2. Además de ser moderada y subordinada al fin principal, la hospitalidad ofrecida en el marco de los congresos y reuniones científicas evitará situaciones que puedan suponer una imagen inadecuada para la industria farmacéutica.
En ese sentido, se procurará que el lugar de celebración de la reunión científica transmita una adecuada imagen, por lo que conviene evitar lugares exclusivamente turísticos o ligados única o predominantemente a actividades lúdicas, recreativas o deportivas. Los lugares en que se celebren las actividades deberán seleccionarse teniendo en cuenta la facilidad de desplazamiento para el participante, el coste, la adecuación y apariencia del lugar.
Los tiempos de traslado a la localidad donde se celebra la reunión se ajustarán a la duración de la reunión de contenido científico. Así, la planificación del viaje que dará supeditada a la programación científica, evitando la modificación de la misma antes o después de la realización de la reunión en consideración a otras actividades (culturales o recreativas) distintas de la propia reunión.
En este sentido, la hospitalidad únicamente podrá extenderse al día siguiente o anterior a la celebración de la reunión, de acuerdo con una planificación eficiente de los traslados. Los facultativos podrán extender su estancia en el lugar de destino siempre y cuando los gastos adicionales de alojamiento, viaje y manutención que dicha extensión provoque, corran a cargo del mismo y no suponga la modificación del programa inicial de la mayor parte de los participantes.
Las compañías se harán cargo directamente del pago de los gastos necesarios (inscripciones, billetes de avión o tren, hoteles, comidas, etc.) para la participación de los Profesionales Sanitarios en cursos, congresos y reuniones científicas, pudiendo utilizar agencias intermediarias si se justifica por la complejidad de la reunión. No se podrá realizar reembolso dinerario al Profesional Sanitario de gastos incurridos que provengan de proveedores que debió pagar la compañía farmacéutica directamente, salvo en el caso de gastos menores de desplazamiento (taxis, kilometraje, etc.) con la debida justificación de los mismos.
No se considera aceptable la entrega de bolsas de viaje en metálico o similar al personal sanitario invitado a los congresos y reuniones.
En los congresos y reuniones, el contenido científico deberá ocupar la mayoría del tiempo de duración de la reunión con un mínimo del 60% de cada jornada.
En caso de duda se computará una jornada de 8 horas. Se excluirá del cómputo el tiempo necesario para el desplazamiento —que deberá ser lo más directo posible—.
Como resumen de este apartado, es importante que las empresas valoren en su conjunto la apariencia y contenidos de la reunión. Un criterio útil para valorar la adecuación al Código es preguntarse si a la compañía le gustaría que todos los detalles de la organización de la reunión fueran públicamente conocidos de manera amplia.
11.3. En caso de que participen en congresos y reuniones científicas Profesionales Sanitarios facultados para administrar medicamentos, les serán de aplicación las mismas normas que sobre hospitalidad rigen para los Profesionales Sanitarios facultados para prescribirlos o dispensarlos.
En las reuniones organizadas por la industria no debe permitirse la presencia de acompañantes, aun cuando se paguen sus propios gastos, pues puede verse dañada la imagen de la industria farmacéutica. En las reuniones organizadas por terceros la industria farmacéutica no debe participar o colaborar si estos promueven la asistencia de acompañantes.
11.6. En cuanto al pago de honorarios, se deben tener en cuenta los precios de mercado y las horas de trabajo o servicio realmente empleadas. Cualquier retribución por los servicios prestados (ponencias, presentaciones, etc.) por Profesionales Sanitarios se realizará directamente por la compañía farmacéutica y se documentará mediante contrato y factura original, que la compañía farmacéutica deberá registrar en sus archivos para posibles inspecciones. Salvo casos justificados, no se realizarán acuerdos de pagos a Profesionales Sanitarios a través de terceros.
11.8 - 11.9. La comunicación de reuniones tiene por objetivo facilitar el trabajo de control de la Unidad de Supervisión Deontológica. En ningún caso se podrá entender que la comunicación lleva implícita una autorización. Las compañías siguen siendo enteramente responsables del cumplimiento del Código en esas reuniones, sean o no comunicadas previamente a la Unidad de Supervisión Deontológica.
Por sus propias características la comunicación de las actividades formativas o reuniones científico-profesionales que se realicen de forma virtual será de carácter voluntario.
En los supuestos en que no sea obligatoria la comunicación previa, la celebración de reuniones estará en todo caso sujeta a las disposiciones del Código.
11.10. - 11.11. A los efectos de este artículo, se podrán organizar o patrocinar reuniones-científicas y profesionales en el Principado de Andorra en las mismas condiciones que en cualquier parte de España.
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