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1 de enero 2021
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Annex III – QUERIES (Questions and Answers) on the interpretation of the Code of Practice


45. According to the Code, could a pharmaceutical company organise a scientific meeting in Cairo, where the physicians will also be able to take advantage of the location to visit the pyramids at Giza after a three hour working day?

No. The organisation of Events outside of Spain when participants are solely or mainly Spanish physicians is considered unacceptable unless there is a justified reason (article 11.10), which is not provided in the question. Furthermore, this would be a breach of the Code, since scientific aims must constitute the main focus in the organisation of these meetings (the scientific con- tent must represent at least 60% of the working day, and 3 hours only represent 37%) and, also, hospitality cannot include sponsorship or organisation of entertainment activities (sport, leisure, etc.).

46. According to the Code, would it be acceptable to allow the return trip of a physician take place two days after the ending date of the meeting? What rules should apply to accompanying persons?

Hospitality may only be extended to the day before or after the Event, in accordance with an efficient planning of travel. Physicians may extend their stay in the location, provided that additional costs of accommodation, travel and upkeep resulting from such extension are paid for by themselves and do not cause a modification on the initial programme of most of the participants.

In the Events organised or sponsored by industry, presence of accompanying persons should not be permit- ted, even if paying for their own expenses, as this may damage the image of the pharmaceutical industry.

47. According to the Code, would it be permitted to hold a scientific meeting in March in Sierra Nevada with a daily 7 hour sessions programme?

This is not permitted, because, as a general rule, locations that may convey an inappropriate image (as is the case of locations linked to sporting or leisure activities during peak season) must be avoided, even when the duration of the scientific programme does comply with the Code.

48. A pharmaceutical company invites a group of 90 physicians to a scientific meeting in Barcelona followed by attendance to a football match. Would it be breaching provisions of the Code?

Yes. Hospitality offered by a pharmaceutical company can under no circumstances include the sponsorship or organising of entertainment events (sporting, leisure, etc.).

49. The company’s parent company decides to invite a group of researchers to an important scientific Event in San Francisco to which doctors of different countries are to attend in order to learn the latest data of the American Cancer Society. Would the company be breaching the Code?

No. As an exception, in the case of international official congresses or independent international Events, attendance of Spanish professional doctors outside of the European Union may be sponsored provided that provisions of the Code are met.

50. According to the Code, could a pharmaceutical company invite a group of doctors to dine at a restaurant offering a price per guest of 100 Euro?

No. According to the contents of the Code, hospitality within a scientific context shall always be moderate and this type of gatherings would damage the image of the pharmaceutical industry. A lunch/dinner of this kind and price does not fall within what may be considered as a regular working lunch/dinner in the carrying out of promotional activities.

For those Events taking place in Spain, the Code establishes a maximum threshold of 60 Euro (tax included) per guest for any form of hospitality associated with meals. For Events taking place outside of Spain, the maximum threshold established by the National Association of the country where the Event occurs will apply.

In all cases, the payment of any form of hospitality to Healthcare Professionals taking place outside of a scientific-professional context is considered a practice contrary to the Code.

51. What are the criteria for sponsoring meetings or Events organised by scientific societies?

Although the organisation of Events corresponds to scientific societies, companies must always take into account the image that these Events transmit as well as the Code provisions. In this way, industry shall not sponsor meetings where the scientific-professional nature does not prevail or that do not respect the criteria required for the meetings organised by industry it- self. It is permitted to sponsor or finance logistical elements necessary to carry out the Event (rooms, meals, materials, etc.) and, in general, anything that may be considered as reasonable and moderate hospitality in the sense of the Code. In the Events organised by third parties, the pharmaceutical industry should not participate or collaborate when these promote attendance of accompanying persons.

52. Is it possible to sponsor attendance of Spanish doctors to a meeting in an EU country, out- side of Spain, that has speakers and is organised by scientific or medical societies from both countries?

It is possible, provided that the scientific programme is appropriate and doctors from both countries attend; with the aim of boosting scientific exchange. In all cases, the basic criteria that have to be taken into account in each circumstance are mainly: the scientific-professional content of the meeting and the appropriateness of the location, together with an adequate and reason- able hospitality level.

53. Can educational courses be sponsored or provided to doctors in Spain on clinical topics or professional abilities, such as: IT courses; how to make presentations in public; how to produce slides; how to perform clinical studies; how to prepare a poster; biostatistics course; health management course; scientific presentations in English; how to write an article for publication in scientific journals, etc.?.

Educational activities must contribute positively to the training of the Healthcare Professional and to the development of abilities that benefit his healthcare activity, even if these have a more general scope and content.

Companies must, in all cases, adopt all measures necessary to avoid that their collaboration in educational activities and initiatives constitute an inducement to the recommendation, prescription, purchase, supply, sale or administration of medicines.

Companies, prior to making a decision about the appropriateness of collaborating or not in this type of educational activities shall, among other aspects, assess the following internally:

  • The prestige, rigour, seriousness, duration, cost and contents of the activity, as well as the usefulness it represents to the continued medical education of the Healthcare Professional, it being advisable that it be- long to a programme with a credit recognition system.
  • Its compliance with the Code and current legislation.

Collaboration of pharmaceutical companies in the educational activities dealt with in this query is not subject to the communication procedure described in article 33 of Title II of the Code, Rules of Procedure for the Control Bodies.

Also, these educational activities shall not be object of publication in the third-party Event listing available in Farmaindustria’s website.

54. What criteria should be taken into account by companies regarding hotel use?

The typology and characteristics of hotels that pharmaceutical companies may use to accommodate Healthcare Professionals are issues widely regulated in the Code.

As a general rule, 4* hotels are considered the appropriate standard for the holding of scientific-professional meetings.

Notwithstanding the above, a 5* hotel may be exceptionally used if all of the following circumstances are met: (i) venue hotel or there were no availability in the venue hotel, (ii) business non-ostentatious hotel in developed metropolitan area, and (iii) participation of at least 200 Healthcare Professionals.

Finally, there is a hotel typology whose use will in no case be justified. This includes: (i) regardless of their official category: sports resort hotels (with golf course, etc.), theme park hotels, winery hotels, and (ii) 5* grand luxury hotels. Within these establishments companies shall not: install commercial stands, use their rooms or installations to carry out any kind of activity (symposia, conferences, seminars, meals, etc.), nor accommodate Healthcare Professionals.

For those establishments having more than one official rating, the company shall take into account whichever category is the highest.

The same philosophy shall apply to Events held outside of Spain, notwithstanding that additional criteria may be taken into account, such as security, local criteria of rat- ing and classification, etc.

55. What would the practical recommendation be to define the hotel and/or location of a meeting?

Criteria such as number of participants and their origin, availability of other hotels in the meeting location that conform to the appropriate conditions to hold the meeting, ease of travel or connection, distances, costs, participants’ convenience regarding logistical aspects, etc. may be used.

56. Would it be appropriate to hold a scientific meeting in a location that is well-known as a tourist destination, such as the Canary Islands, when, due to other reasons, and together with an appropriate scientific programme, it is advised the meeting take place in that Autonomous Community?

We must insist upon the necessity of preparing a good scientific programme, assessing as a whole the Event and level of hospitality. Holding an Event in the Canary Islands does not constitute a problem in itself, provided that the selection of the location is accounted for and that all other aspects of the Event convey an appropriate image of the pharmaceutical industry.

57. How to reconcile the scientific nature of an action, the involvement of local participants and the consideration of tourist destination of that city? Can you pose some examples of justified cases where it is considered acceptable to organise Events outside of Spain?

The particular aspects of each case must always be analysed. A good scale to assess an Event is to think whether the organising company would be willing to make all of the details of the Event widely known to the public. Some examples of Events that could take place outside of Spain would be: a visit to a scientific center or institution in the country holding the congress; the presence of a production plant or a research or development center of the organising company in the location holding the congress; attendance to the Event of doctors from different countries; bilateral meetings or cooperation agreements among institutions of two or more countries and, in general, whenever there are justified causes for the holding of the congress outside of Spain.

58. Are international Events organised by a company compliant with the Code? As in, for example, a new product presentation in an international destination, where doctors of several countries participate and to which Spanish doctors attend, invited by the company.

A product presentation is one of the possible scientific meetings foreseen in the Code. The organising of an Event such as the one described in the question seems reasonable if the product is authorized in Spain and most of the attendees are not Spanish.

59. Is it acceptable to provide a specific amount of money in advance as a travel grant for attendance to a congress in order to cover part of the costs of the Healthcare Professional, such as, for example, registration, hotel, etc., which consists in a money transfer or a personal cheque with the corresponding congress attendance travel grant invoice issued by the doctor?

Provision of a cash advance to a Healthcare Professional is not acceptable, not even if documented by a receipt or similar. All payments must be performed by directly covering the expenses. The existence of an invoice issued by the Healthcare Professional implies that a professional service has been rendered, service that must be duly indicated in the invoice. Mere attendance to a congress, symposium or scientific or professional meeting is not a professional service.

60. Can payments in the form of travel grants be made directly to travel agencies appointed by the doctor or the congress organiser to manage travel arrangements, hotels, tickets, registration, etc.?

As a general rule, payments must be made directly to the provider; it being possible to use intermediary agencies when the Event’s complexity so advises. The agency organising the congress or the agency with whom the company usually works are the acceptable intermediary agencies. In all cases, the pharmaceutical company shall be responsible of ensuring that the agency respects the Code’s provisions, safeguarding that the funds are indeed used for the purposes intended. Under no circumstance is it acceptable to make payments to travel agencies appointed by the doctor.

61. Should that be the case, must these contributions correspond to a given service (plane, hotel) or can they be partial amounts of the total cost of the trip the doctor is to make and that could eventually be covered by several companies?

That the contributions be of a given service is always preferred. Although, if this were not possible, it is permitted that some costs be partially sponsored by sever- al companies. An original invoice from the provider shall be required, including a precise indication of the service or concept paid for.

62. What is the supporting documentation required from travel agencies regarding the company’s contributions to congress attendance?

The original invoice; although the company must know the names of the Healthcare Professionals attending the congress, as well as the sponsored concept (plane ticket, registration, accommodation, etc.).

63. In the time calculation of a work day (8 hours), what consideration does time dedicated to lunch have?

Lunch shall not be considered time dedicated to scientific content. The 60% proportion established in the Supplementary Rules of article 11 shall be observed in all cases.

64. Should a company notify the meetings (national or international) it organises as a result of the planning, information and coordination activities of the multicentric clinical trials it pro- motes, when these involve medical researchers hired for those trials, who also receive fees from the company for their research activities?

The Code covers all forms of interaction between pharmaceutical companies and Healthcare Professionals or any other person who, in exercising their profession, may perform or participate in the prescription, purchase, supply, dispensation or administration of medicinal products for human use. Its terms and conditions thus apply to this kind of meetings.

Thereby, in compliance with article 33.1 of Title II of the Code, Rules of Procedure for the Control Bodies, prior notification shall be mandatory for those meeting the conditions foreseen in said article; that is to say, that they are organised – directly or indirectly – or sponsored – exclusively or in the majority – by the company, involve the participation of at least 20 Healthcare Professionals practicing in Spain and include at least one overnight stay.

65. Does the ban on the provision of travel grants in cash to Healthcare Professionals invited to congresses and meetings involve a ban on travel vouchers or bonuses issued by third parties, in so far as, directly or indirectly, they may be exchanged for cash or used by third persons or employees in other dates or for other destinations or ends?

A travel voucher or bonus that, once given to the Healthcare Professional, can be used without the company’s knowledge for purposes different from that of attendance to the meeting or congress for which it was issued, does not guarantee the appropriate use of the funds and, in this sense, is comparable to a travel grant in cash. Its use is, consequently, not acceptable.

66. Can activities of a short duration (for example, an hour and a half) with a scientific or professional content, followed by a cocktail or dinner, be organized, even if they do not take up 60% of a work day?

In general, when two overnight stays are included in an Event, this will be considered a full-time Event, in which case the scientific content of the programme shall be at least 4 hours and 45 minutes long.

There can be half-day Events (those including only one overnight stay for out of town attendees), in which case the scientific content shall be of at least 2 hours and 20 minutes.

Finally, talks or conferences of a shorter duration may be organised, provided that the hospitality level is reasonable and no overnight stay is offered.

67. Can a foreign entity, linked to or sponsored by a company based in Spain, invite Healthcare Professionals practicing in Spain to an Event of a scientific and promotional nature taking place in Spain or abroad?

Yes, provided that the scientific and promotional Event complies with the Code of Practice for the Pharmaceutical Industry. In such cases, companies based in Spain, linked to foreign entities that have invited Healthcare Professionals practicing in Spain to an Event of a scientific and promotional nature, shall provide prior notification of such activities to the Surveillance Unit when these meet the conditions for compulsory notification stated in article 33.1 of Title II of the Code, Rules of Procedure for the Control Bodies.

68. Can a foreign pharmaceutical company invite, within the context of an international congress taking place in San Francisco, a group of Healthcare Professionals including doctors practicing in Spain to an excursion to the Grand Canyon in Colorado?

The pharmaceutical company inviting a doctor to that excursion would be in breach of the Code and, consequently, according to article 11.7, responsibility of such breach would fall upon the linked company based in Spain (for example, one that belongs to the same business group).

69. What conditions must "rest areas" meet according to provisions of the Code?

Rest areas, understanding as such those spaces pro- vided in scientific Events or meetings with the aim of allowing, during the holding of the Event, attending Healthcare Professionals to make use of an area near the rooms where the meeting is being held and where refreshments are served during the Event, must meet the following conditions:

  • They shall contribute to professional scientific ex- change among Event attendees.
  • They shall be aimed solely at Healthcare Profession- als, not allowing entrance of non-participants, such as accompanying persons.
  • The hospitality offered shall be moderate; not moderate meaning services such as massages, etc. or offering of refreshments exceeding the usual ones in a meeting (alcoholic beverages, excessive appetizers). In short, companies must endeavor to avoid elements that may damage the image of the pharmaceutical industry.
  • They shall not be used to carry out promotional activities related to medicines. As an exception, corporate/ institutional advertising is allowed.

70. Should a company provide prior notification to the Surveillance Unit of a scientific Event if: it has a duration of a work day (starting early in the morning and ending in the evening), there are at least 20 professionals participating, none of them staying overnight, but there are also, for example, 8-10 speakers, who will be staying overnight the day prior to the meeting?

In compliance with art. 33.1 of Title II of the Code, Rules of Procedure for the Control Bodies, Events directly organised by pharmaceutical companies shall be subject to compulsory prior notification when- ever at least 20 Healthcare Professionals practicing in Spain are participating and an overnight stay is included. Consequently, in compliance with provisions of the Code, the Event shall be notified whenever attendees are offered an overnight stay.

In any case, it is recommended to make voluntary prior notifications of any kind of Event to be organised by a company or in which participation is foreseen.

71. Are the following selection criteria for appropriate venues to hold promotional meetings organised by pharmaceutical companies in compliance with the Code of Practice for the Pharmaceutical Industry?

a) 4* hotels as a general rule.

b) Possibility of holding the meetings or Events anywhere in Spain, except for the following seasonal limits:

- Avoid towns in the coast during July and August.

- Avoid mountain areas related to skiing during December, January, February and March.

1. - A 4* hotel is indeed the appropriate standard for the holding of scientific-professional meetings.

2. - Locations chosen to hold scientific meetings or Events shall portray an image that does not damage the pharmaceutical industry. In this sense, towns in the coast that are mainly touristic shall be avoided in peak season (second fortnight of June, July, August and first fortnight of September), as well as mountain locations related to skiing while ski resorts are open.

These same criteria shall apply to Events organised by a pharmaceutical company taking place both in Spain and abroad, where applicable.

72. Could a pharmaceutical company make avail- able to Healthcare Professionals its travel agencies so that they may benefit from their economic conditions in the hiring of services for the attendance of accompanying persons, even though the cost of the accompanying person would be covered by the Healthcare Professional?

Companies must manage directly the travel arrangements of those Healthcare Professionals they sponsor with the aim of ensuring that the money they provide is spent for the intended purposes. Consequently, in compliance with art. 11 of the Code, the Supplementary Rules implementing it and the reply to query nr. 61 of Annex II, Queries (Questions-Answers), it is not al- lowed to make available to the Healthcare Professional the company’s travel agencies so that he may organise attendance of others to the congress.

It is recalled that presence of accompanying persons in scientific Events or meetings is forbidden for Events organised by pharmaceutical companies and, for those Events organised by a third party, the pharmaceutical industry shall not participate or collaborate if these promote attendance of accompanying persons.

In any case, in compliance with the Supplementary Rules of art. 11.3 of the Code and the response to query nr. 52, companies shall not contribute to the presence of accompanying persons.

73. What does it mean to be a majority sponsor? Does the status of majority sponsor include sponsorship of congresses organised by a third party (scientific societies, professional organisations, etc.) and sponsored by a company? That is to say, should a congress organised by a third party and sponsored by several companies be notified when being a majority sponsor?

Firstly, the dictionary of the Royal Spanish Academy defines "sponsor" (2nd meaning) as: "said of a person or entity: that sponsors an activity, often for advertising purposes".

Secondly, according to the same source and 2nd meaning, the concept of majority refers to something that constitutes the majority.

Thus, a majority sponsor is one sponsoring an Event contributing over 50% of the total cost of the Event.

Continuing with the above definition of sponsor, sponsorship covers any activity of financing or support, regardless of, on the one hand, who the organiser is and, on the other hand, whether several companies are sponsoring it together.

Consequently, and in compliance with art. 33.1 of Title II of the Code, Rules of Procedure for the Control Bodies, if the company is the majority sponsor, it shall provide prior notification even if the Event is organised by a third party (scientific societies).

In any case, it is recommended to make voluntary notifications of any kind of Event to be organised by a company or in which participation is foreseen.

74. In the context of an international congress lasting 4 days, is it possible to take doctors to a theatre to see a play?

As relevant information, be it pointed out that such activity is not part of the official programme of the congress organisation, nor does it interfere or take place at the same time as the scientific programme and it would be the only cultural activity to be carried out by the pharmaceutical company for its own guests and during the projected trip. The cultural activity would not prevail over the scientific, which would still be the main focus of the Event.

Pharmaceutical companies sponsoring the attendance of Healthcare Professionals practicing in Spain to international congresses organised by a third party with Health- care Professional participants from different countries shall endeavour to ensure that hospitality offered is that of the congress official programme, provided this is reasonable and moderate. Situations that may constitute an inappropriate image for the pharmaceutical industry shall thus be avoided, in compliance with the Supplementary Rules. Consequently, offering invitations other than those of the organiser may damage the image of the pharmaceutical industry and breach provisions of the Code.

Secondly, invitation to spectacles, whatever their nature, aimed at Healthcare Professionals also constitutes an incentive in kind and, consequently, is not allowed in compliance with art. 10.1 of the Code of Practice.

Hospitality shall not include sponsorship or organisation of entertainment activities (sporting, leisure, etc.).

75. Is it possible to offer hospitality, as pictured in art. 11.3 of the Code, to biologists-geneticists, taking into account that they are part of multi- disciplinary work groups, carrying out a role of indication and follow up of specific protocols or therapeutic guides as well as management of pre- treatment information to the patient, but that do not prescribe directly?

The Code defines Healthcare Professionals as "any member of the medical, dental, pharmaceutical, nursing or podiatric profession, any other person legally considered as such, or any other person who, in exercising their profession, may perform or participate in the prescription, purchase, supply, dispensation or administration of medicinal products for human use".

As a consequence, continued education of different professionals is justified, within a context where the professional exercise is carried out in an interdisciplinary manner, with professionals from several disciplines agreeing on objectives and participating in the decision making process. Consequently, it is legitimate to offer hospitality within scientific congresses to biologists-geneticists, provided it is reasonable and compliant with provisions of the Code.

76. Is there any case in which Events organised or sponsored in the majority by a pharmaceutical company – including Events organised by companies belonging to its group or entities under its control - may be held in a 5* Grand Luxury hotel?

No. A 4* hotel is considered the appropriate standard for the holding of scientific-professional meetings. 5* hotels may only be used as an exception when all the following conditions are met: venue hotel or there were no availability in the venue hotel, business non-ostentatious hotel in developed metropolitan area, and participation of at least 200 Healthcare Professionals. Under no circumstance will use of 5* G.L. hotels be permitted. This ban is not limited to lodging, but also includes the use of installations (meeting rooms, use of restaurants and other services).

77. According to the Code, would it be permitted to organise or participate in a scientific meeting (whose daily scientific sessions programme complied with provisions of the Code) held in:

- a location that, due to its characteristics – mountain area -, its situation – within a ski resort or less than 50 kilometers away from a ski resort-, its being related to the practice of this sport, etc. (for example: Jaca, Vielha, Andorra, Davos, Saariselkä, Inssbruck, etc.), and

- during the time period when the installations for the practice of such sport are open (in general, from December to March, both included).

No. The scientific objective and character of the Events must constitute the main focus for its organisation, prevailing over any social or cultural aspect, which shall result, in all cases, secondary and accessory.

In this sense, the choosing during Winter locations clearly related to the practice of a sport such as ski may in itself result in the scientific objective and character of the Event taking second place, the possibility to practice such sport becoming its main attraction, conveying thus an inappropriate image of the pharmaceutical industry.

It is important to assess the appearance and contents of the Event as a whole. There is no doubt that elements such as location, dates, ease of access for participants, etc., help assess the appearance of the Event. An unfortunate decision regarding any of them, which may create doubts about its intended scientific objective, would prevent potential participation of pharmaceutical companies in the Event.

78. In the case of Events of a short duration (for example, an hour and a half), followed by a cock- tail or dinner, to which a group of 10 or 15 Healthcare Professionals is invited for a new product presentation or to discuss aspects related to a product, being the intention also to obtain feedback from such professionals on the product and other aspects related to it:

Can attending Healthcare Professionals be paid amounts ranging from 300 to 600 Euro for their participation in this activity?

If the answer to the above question is "yes", can this activity be carried out in different areas or regions of Spain, inviting 10 to 15 professionals from each of the areas?

In compliance with article 11.6 of the Code, the execution of payment to Healthcare Professionals participating in scientific Events is only permitted when these are acting as speakers or moderators.

In any case, contracting of these services will be subject to provisions of article 16 of the Code.

The mere participation or attendance to an Event does not justify the payment of fees.

79. Are provisions of article 11 applicable to digital or multi-channel scientific and professional educational activities and initiatives such as videoconferences, courses or contents, both on- line and streaming or by download, virtual com- munities, etc.?

Although face-to-face meetings and Events are the most common, it is true that the present trend, fostered by new technologies and saving policies, aims toward distance learning activities in a digital environment. The content of these new activities is the principle that should govern them and, thus, they being educational activities, they are subject to provisions of the Code, article 11 "Scientific and Professional Meetings" and article 8 " Digital Environment", among others. In fact, the definition of "Event" at the beginning of the Code includes in-person or distance educational courses.

Anexo V - CONSULTAS (preguntas y respuestas) sobre la interpretación del Código de Buenas Prácticas


48. De acuerdo con el Código, ¿podría una compañía farmacéutica organizar una reunión de carácter científico en El Cairo donde los facultativos podrán a su vez aprovechar el sitio para visitar las pirámides del Valle de Giza tras una jornada de trabajo de 3 horas?

No. Se considera que no es aceptable la organización de reuniones fuera de España en los que participen exclusiva o muy mayoritariamente médicos españoles, salvo causa justificada que no se expone en la pregunta (artículo 11.10). Además, se incumpliría el Código ya que por un lado, los objetivos científicos deben constituir el foco principal en la organización de estas reuniones (el contenido científico debe representar al menos un 60% de la jornada laboral y 3 horas solo representan un 37%), y por otro, la hospitalidad no puede incluir el patrocinio u organización de actividades de entretenimiento (deportivas de ocio, etc.).

49. De acuerdo con el Código, ¿sería aceptable permitir el regreso de un facultativo dos días después de la finalización de la reunión? ¿Qué normas deben regir para los acompañantes?

La hospitalidad únicamente podrá extenderse al día siguiente o anterior a la celebración de la reunión, de acuerdo con una planificación eficiente de los traslados. Los facultativos podrán extender su estancia en el lugar de destino siempre y cuando los gastos adicionales de alojamiento, viaje y manutención que dicha extensión provoque, corran a cargo del mismo y no suponga la modificación del programa inicial de la mayor parte de los participantes.

En las reuniones organizadas o patrocinadas por la industria no debe permitirse la presencia de acompañantes, aun cuando se paguen sus propios gastos, pues puede verse dañada la imagen de la industria farmacéutica.

50. De acuerdo con el Código, ¿sería admisible celebrar una reunión de carácter científico en Sierra Nevada en el mes de marzo donde el programa de sesiones diario sea de 7 horas?

No se considera admisible pues, como norma general, deben evitarse lugares que puedan suponer una imagen inadecuada (como es el caso de lugares estrechamente ligados a prácticas deportivas o recreativas en temporada alta), aun cuando las horas del programa destinadas a contenido científico cumplan con el Código.

51. Una compañía farmacéutica invita a un grupo de 90 facultativos a una reunión de carácter científico en Barcelona, y posteriormente a ver un encuentro de fútbol. ¿Estaría infringiendo las disposiciones del Código?

Sí. La hospitalidad ofrecida por una compañía farmacéutica en ningún caso puede incluir el patrocinio u organización de eventos de entretenimiento (deportivos, de ocio, etc.).

52. La casa central de una compañía farmacéutica decide invitar a un grupo de investigadores a una reunión científica importante en San Francisco al que asistirán médicos de diferentes países con el fin de conocer los últimos datos de la Sociedad Americana de Cáncer. ¿Estaría la compañía farmacéutica española infringiendo el Código?

No. Excepcionalmente, en el caso de congresos oficiales internacionales o reuniones internacionales independientes, se podrá subvencionar la asistencia de profesionales médicos españoles a estas reuniones fuera de la Unión Europea siempre que se observen los preceptos del Código.

53. De acuerdo con el Código, ¿podría una compañía farmacéutica invitar a un grupo de médicos a cenar en un restaurante cuyo precio por comensal es 100 euros?

No. De acuerdo con el contenido del Código la hospitalidad en manifestaciones de carácter científico deberá ser siempre moderada y este tipo de encuentros perjudicaría la imagen de la industria farmacéutica. Una comida/cena de ese tipo y precio no entra dentro de lo que puede ser considerado como una comida/ cena de trabajo normal en el desarrollo de la actividad promocional.

Para las reuniones celebradas en España, el Código fija un coste máximo por comensal de 60 euros (impuestos incluidos) para cualquier forma de hospitalidad asociada a comidas y/o almuerzos. Para reuniones celebradas fuera de España resultará de aplicación el coste máximo establecido por la asociación nacional del país que albergue la reunión.

En todo caso, se considera como una actividad/práctica contraria al Código, el pago a Profesionales Sanitarios de cualquier forma de hospitalidad que tenga lugar al margen de un contexto de carácter científico-profesional.

54. ¿Cuáles son los criterios para patrocinar encuentros o reuniones organizadas por Sociedades Científicas?

Aunque la organización de las reuniones corresponda a las Sociedades Científicas, las compañías farmacéuticas siempre deben tener en cuenta la imagen que se transmite en esas reuniones y los preceptos del Código. Así, la industria no financiará reuniones en las que no prevalezca el carácter científico-profesional o que no respeten los criterios que se exigen a los encuentros organizados por la propia industria. Sí se considera admisible patrocinar o financiar elementos logísticos necesarios para la realización de la reunión (salas, comidas, material, etc.) y en general, todo lo que pueda considerarse como una hospitalidad razonable y moderada en el sentido del Código. En las reuniones organizadas por terceros, la industria farmacéutica no debe participar o colaborar si estos promueven la asistencia de acompañantes.

55. ¿Es posible patrocinar una reunión en un país comunitario, fuera de España, organizada por sociedades médicas o científicas de los dos países, con ponentes de ambas, para médicos españoles?

Es posible, siempre que el programa científico sea adecuado y asistan médicos de ambos países con el fin de favorecer el intercambio de carácter científico. En todo caso, los criterios básicos que han de valorarse en cada circunstancia son fundamentalmente: el contenido científico-profesional de la reunión, la idoneidad del sitio de celebración, junto con un nivel adecuado y razonable de hospitalidad.

56. ¿Se pueden financiar o impartir cursos de formación a médicos en España en materias clínicas o en habilidades profesionales, como, por ejemplo: cursos de informática; presentaciones en público; cómo hacer diapositivas; cómo hacer un ensayo clínico; cómo preparar un póster; curso de bioestadística; curso de gestión sanitaria; presentaciones científicas en inglés; cómo escribir un artículo para publicar en revistas científicas, etc.?

Las actividades formativas han de contribuir positivamente a la formación del Profesional Sanitario y desarrollo de habilidades que le benefician en el desempeño de su actividad asistencial, aunque tengan un alcance y contenido más general.

Las compañías farmacéuticas deben, en todo caso, adoptar las medidas que sean necesarias para evitar que su colaboración en actividades e iniciativas formativas constituya un incentivo para la recomendación, prescripción, compra, suministro, venta o administración de medicamentos.

Las compañías farmacéuticas, antes de tomar una decisión sobre la pertinencia o no de colaborar en este tipo de actividades formativas, deberán valorar internamente, entre otros, los siguientes aspectos:

  • el prestigio, rigor, seriedad, duración, coste y contenido de la actividad así como la utilidad que la misma representa para la formación médica continuada del Profesional Sanitario, considerándose recomendable que forme parte de un programa con un sistema de reconocimiento de créditos.
  • su conformidad con el Código y la legislación vigente.

La colaboración de las compañías farmacéuticos en las actividades formativas objeto de la presente consulta no está sujeta al procedimiento de comunicación previsto en el artículo 33 del Título II Reglamento de los Órganos de Control del Código.

Por otro lado, las actividades formativas no serán objeto de publicación en el listado de reuniones organizadas por terceros, disponible en la web de FARMAINDUSTRIA.

57. ¿Qué criterios deberán ser tenidos en cuenta por las compañías farmacéuticas en materia de utilización de instalaciones hoteleras?

La tipología y características de los hoteles que las compañías farmacéuticas pueden utilizar para alojar a los Profesionales Sanitarios constituyen cuestiones ampliamente reguladas en el Código.

Con carácter general, se considera que los hoteles de 4* constituyen el estándar adecuado para la celebración de reuniones científico-profesionales.

No obstante lo anterior, excepcionalmente podría ser admisible el uso de un hotel de 5* de concurrir las siguientes circunstancias: (i) hotel sede, o no hubiera disponibilidad en el hotel sede, (ii) hotel de negocios no ostentoso en casco urbano consolidado, y (iii) participación de al menos 200 Profesionales Sanitarios.

Finalmente existe una tipología de hoteles cuya utilización en ningún caso estaría justificada. Estos son: (i) con independencia de cuál sea su categoría oficial: los hoteles resorts deportivos (con campo de golf, etc.), parques temáticos, hoteles bodega, y (ii) los hoteles 5* G.L. En estos establecimientos las compañías farmacéuticas no podrán: instalar stands comerciales, utilizar sus salas o instalaciones para llevar a cabo cualquier tipo de actividad (simposios, conferencias, seminarios, comidas, etc.), ni alojar a los Profesionales Sanitarios.

En los supuestos en los que un mismo establecimiento disponga de más de una categoría oficial, el laboratorio deberá tener en cuenta la categoría superior.

La misma filosofía aplicará para las reuniones celebradas en el extranjero, sin perjuicio de que se deban tener en cuenta criterios adicionales como la seguridad, criterios locales de categorización y clasificación, etc.

58. ¿Cuál sería la recomendación práctica para delimitar el hotel y/o lugar de la reunión?

Se pueden utilizar criterios tales como el número de asistentes y su procedencia, la disponibilidad de otros hoteles en el lugar de reunión que reúnan las condiciones adecuadas para celebrar la reunión, la facilidad de transporte o conexión, las distancias, los costes, la comodidad para los asistentes en cuanto a los aspectos logísticos, etc.

59. ¿Sería adecuado realizar reuniones científicas en lugares de marcado carácter turístico, por ejemplo, Canarias, pero que, por otro lado y de acuerdo con un programa científico aconseje la reunión en esta Comunidad Autónoma?

Se debe insistir en la necesidad de preparar un buen programa científico, valorando el conjunto de la reunión y los niveles de hospitalidad. Celebrar una reunión en Canarias no supone en sí mismo un problema, siempre que se explique la elección del lugar y todos los demás aspectos de la reunión proyecten una adecuada imagen de la industria farmacéutica.

60. ¿Cómo compatibilizar el carácter científico de un acto, la involucración de participantes locales y la consideración de destino turístico de esa ciudad? ¿Puede poner algún ejemplo de casos justificados en los que se considera aceptable la organización de reuniones fuera del territorio nacional?

Siempre se han de analizar los aspectos concretos de cada caso. Un buen baremo para valorar una reunión es pensar si la compañía organizadora estaría dispuesta a hacer públicos todos los detalles de la reunión de manera amplia. Algunos supuestos de reuniones que podrían organizarse fuera de España serían: una visita de algún centro o institución de carácter científico en el país de celebración del congreso; hallarse ubicada en el lugar de celebración del congreso alguna planta industrial o un centro de investigación o desarrollo de la compañía farmacéutica organizadora; asistencia al mismo de médicos de varios países; reuniones bilaterales o acuerdos de cooperación entre instituciones de dos o más países y, en general, siempre que existan causas justificadas para la celebración del congreso fuera del territorio nacional.

61. ¿Son conformes con el Código las reuniones internacionales organizadas por una compañía, por ejemplo, para una presentación de un nuevo producto, en el que participen médicos de diversos países en un destino internacional y al que acudan como invitados por la compañía farmacéutica médicos españoles?

La presentación de un producto es una de las posibles modalidades de reuniones científicas previstas en el Código. Parece razonable la organización de una reunión como el descrito en la pregunta si el producto está autorizado en España y la mayoría de los asistentes no son de nacionalidad española.

62. ¿Se acepta anticipar en concepto de bolsa de viaje, para la asistencia a un congreso, un determinado importe económico, para cubrir gastos parciales del Profesional Sanitario como, por ejemplo, la inscripción, el hotel, etc., que suponga una transferencia o cheque nominal con la correspondiente factura emitida por el médico por el concepto de bolsa de viaje para asistencia a Congresos?

No es aceptable el anticipo de dinero al Profesional Sanitario, ni aunque se documente la entrega mediante recibo o similar. Cualquier pago deberá hacerse abonando directamente el gasto. La existencia de factura emitida por el Profesional Sanitario implica la realización de un servicio profesional que debe estar indicado en la misma. La mera asistencia a un congreso, simposio o reunión científica o profesional no es un servicio profesional.

63. ¿Pueden hacerse pagos en concepto de bolsa de viaje directamente a agencias de viajes que tramitan por indicación del médico o de los organizadores del congreso la gestión del viaje, hotel, billetes, inscripción, etc.?

En general, deben hacerse los pagos directamente al proveedor, pudiendo utilizarse agencias intermediarias cuando la complejidad de la reunión lo aconseje. Las agencias intermediarias que son aceptables son la agencia organizadora del congreso o bien la agencia con la que habitualmente trabaja la compañía farmacéutica. En todo caso, la compañía farmacéutica deberá responsabilizarse de que la agencia respeta los preceptos del Código, asegurándose de que el dinero recibido se dedica efectivamente a los fines previstos. Bajo ningún concepto es aceptable realizar pagos a agencias de viaje indicadas por el médico.

64. ¿Han de ser, en caso afirmativo, estas aportaciones un servicio concreto (avión, hotel) o pueden ser cantidades parciales del coste total del desplazamiento que va a realizar el médico y que eventualmente podrían ser cubiertos por varias compañías?

Es siempre preferible que las aportaciones sean dedicadas a partidas concretas aunque, si no fuera posible, es admisible que se subvencionen parcialmente algunos gastos por parte de varias compañías. Se deberá exigir factura original del proveedor, con indicación precisa del servicio o concepto abonado.

65. ¿Cuál ha de ser el soporte documental exigible a las agencias de viaje de las aportaciones de la compañía para asistencia a congresos?

La factura original, aunque la empresa debe conocer los nombres de los Profesionales Sanitarios que asisten al congreso, así como el concepto sufragado (billete de avión, inscripción, alojamiento, etc.).

66. ¿En el cómputo de tiempo de una jornada (8 horas), qué consideración tiene el tiempo destinado a la comida?

La comida no debe considerarse como tiempo dedicado a contenido científico. En todo caso, ha de respetarse la proporción del 60%, que prevén las Normas Complementarias del art. 11.

67. Una compañía farmacéutica que, dentro de las actividades de planificación, información y coordinación de los ensayos clínicos multicéntricos que promueve, organiza reuniones (nacionales o internacionales) con médicos investigadores contratados para dichos ensayos, quienes reciben además honorarios de la compañía farmacéutica por su labor investigadora, ¿debe comunicar esas reuniones?

El Código cubre cualquier forma de interrelación entre las compañías farmacéuticas y los Profesionales Sanitarios o cualquier otra persona que, en el ejercicio de su profesión, pueda realizar o condicionar las actividades de prescribir, comprar, distribuir, dispensar o administrar medicamentos. Resultan así por tanto de aplicación, a este tipo de reuniones, sus términos y condiciones.

Por ello, de acuerdo con lo previsto en el artículo 33.1 del Título II Reglamento de los Órganos de Control del Código, deberán comunicarse con carácter obligatorio, aquellas que cumplan las condiciones mencionadas en el mismo, es decir, que: estén organizadas o patrocinadas mayoritariamente por la compañía farmacéutica, cuenten con la participación de, al menos, 20 Profesionales Sanitarios que ejercen su actividad en España e incluyan al menos una pernoctación.

68. La prohibición de bolsas de viaje en metálico a Profesionales Sanitarios invitados a congresos y reuniones, ¿implica la prohibición de vales o bonos de viaje emitidos por terceros, en la medida en que, directa o indirectamente, puedan ser canjeados por metálico, o utilizados por terceras personas o empleados en otras fechas o para otros viajes u otros fines?

Un vale o bono de viaje que, una vez entregado al Profesional Sanitario, pueda ser utilizado sin conocimiento de la compañía farmacéutica para fines diferentes al de la asistencia a la reunión o congreso para el que fue emitido no garantiza el uso adecuado de los fondos y resulta en ese sentido asimilable a la bolsa de viaje en metálico. Su uso, por tanto, no es admisible.

69. ¿Pueden organizarse actos de contenido científico o profesional de corta duración (por ejemplo, una hora y media), seguidos de un cóctel o cena, aunque no lleguen a ocupar el 60% del tiempo de una jornada?

En términos generales, cuando en una reunión se incluyan dos pernoctaciones se considerará de jornada completa, en cuyo caso el contenido científico del programa deberá ser de al menos 4 horas y 45 minutos.

Puede haber reuniones de media jornada (aquellos que solo tengan una pernoctación para asistentes de fuera de la localidad donde se celebra), en cuyo caso el contenido científico deberá ser de al menos 2 horas y 20 minutos.

Finalmente, se pueden organizar charlas o conferencias de menor duración, con un nivel de hospitalidad razonable, pero sin ofrecer pernoctación.

70. ¿Puede una entidad extranjera vinculada o patrocinada por una compañía farmacéutica radicada en España invitar a una reunión de carácter científico y promocional, en España o fuera de ella, a Profesionales Sanitarios que ejerzan su actividad en España?

Sí, siempre y cuando la reunión de carácter científico y promocional se adecue al Código de Buenas Prácticas de la Industria Farmacéutica. En tales casos, las compañías farmacéuticas radicadas en España vinculados a entidades extranjeras, las cuales hayan invitado a una reunión de carácter científico y promocional a profesionales sanitarios que ejercen su actividad en España, deberán comunicar a la Unidad de Supervisión Deontológica dichas actividades, si las mismas cumplen los requisitos para la comunicación obligatoria establecidos en al artículo 33.1 del Título II Reglamento de los Órganos de Control.

71. ¿Puede una empresa farmacéutica extranjera invitar, en el marco de un congreso internacional en San Francisco, a un grupo de Profesionales Sanitarios, entre los que se encuentran médicos que ejercen su actividad en España, a una excursión al Gran Cañón del Colorado?

La compañía farmacéutica que invitara al médico a esa excursión estaría infringiendo el Código y, por ello, según el artículo 11.7 del mismo, la responsabilidad de esa infracción recaería en la compañía vinculada establecida en España (por ejemplo, que forme parte del mismo grupo empresarial).

72. ¿Qué características han de reunir las ‘áreas de descanso’ de acuerdo con las disposiciones del Código?

Las áreas de descanso, entendiendo como tales aquellos espacios habilitados en las reuniones de carácter científico con el fin de permitir que, durante la celebración de la reunión, los Profesionales Sanitarios que asisten al mismo dispongan de una zona cercana a las salas donde se celebra la reunión y en la que se ofrezcan refrigerios durante la reunión, deberán reunir las siguientes características:

  • Han de favorecer el intercambio científico-profesional entre los asistentes a la reunión.
  • Han de estar únicamente dirigidas a los Profesionales Sanitarios, sin permitirse la entrada a las mismas de personas ajenas, tales como acompañantes.
  • La hospitalidad que se ha de ofrecer, ha de ser moderada, entendiéndose como no moderado el ofrecimiento de servicios tales como masajes, etc. u ofrecimiento de refrigerios que excedan de lo habitual en una reunión (bebidas alcohólicas, aperitivos excesivos), en definitiva, ha de procurarse que no concurran elementos que puedan dañar la imagen de la industria farmacéutica.
  • No deben ser utilizadas para llevar a cabo actividades promocionales relacionadas con medicamentos. Excepcionalmente está permitida la inclusión de publicidad de carácter corporativo/institucional.

73. ¿Debe una compañía farmacéutica comunicar a la Unidad de Supervisión Deontológica la organización directa de una reunión científica cuando tiene la duración de una jornada (que se inicia a primera hora de la mañana y finaliza por la tarde), cuando cuenta con la participación de al menos 20 profesionales, cuando sin embargo ninguno de ellos pernocta, pero cuenta con la asistencia de por ejemplo 8-12 ponentes que sí pernoctan la noche anterior para preparar la reunión del día siguiente?

De acuerdo con lo previsto en el art. 33.1 del Título II Reglamento de los Órganos de Control del Código, las reuniones organizadas directamente por compañías farmacéuticas deberán comunicarse con carácter obligatorio, siempre que cuenten con la participación de, al menos, 20 Profesionales Sanitarios que ejerzan su actividad en España e incluyan una pernoctación. Por lo tanto, siempre que se ofrezca a los asistentes una pernoctación la reunión debe ser comunicada según las disposiciones del Código.

En cualquier caso resulta recomendable comunicar voluntariamente cualquier tipo de reunión que se tenga previsto organizar y/o participar.

74. Se ajustan a las disposiciones del Código de Buenas Prácticas de la Industria Farmacéutica, los siguientes criterios de selección de lugares adecuados para celebrar reuniones promocionales organizadas por compañías farmacéuticas:

a) Hoteles de 4* como criterio general.

b) Posibilidad de celebrar las reuniones en cualquier lugar de España, con excepción únicamente de los siguientes límites temporales:

- Evitar poblaciones de costa durante los meses de julio y agosto.

- Evitar localidades de montaña vinculadas al esquí durante los meses de diciembre, enero, febrero y marzo.

1.- Efectivamente, se considera que un hotel de 4* es el estándar adecuado para la celebración de reuniones científico-profesionales.

2.- Los lugares que han de elegirse para celebrar reuniones de carácter científico deben ofrecer una imagen que no perjudique a la industria farmacéutica. Así deberán evitarse poblaciones de costa, eminentemente turísticas, durante la temporada alta (segunda quincena de junio, julio, agosto y primera quincena de septiembre) y localidades de montaña vinculadas al esquí durante el tiempo en el que permanezcan abiertas las estaciones de esquí.

Estos mismos criterios serán aplicables tanto para reuniones que se vayan a celebrar en España como en el extranjero, cuando proceda, y sean organizadas por una compañía farmacéutica.

75. ¿Podría una empresa farmacéutica poner a disposición de los Profesionales Sanitarios sus agencias de viajes para que puedan beneficiarse de las condiciones económicas en la contratación de sus servicios para la asistencia de acompañantes a pesar de que los gastos de los acompañantes corran a cargo del Profesional Sanitario?

Las compañías farmacéuticas han de encargarse de la gestión directa de los viajes de los Profesionales Sanitarios a los que invitan, con el fin de garantizar que el dinero que aportan se destina a los fines previstos, por lo que no está permitido facilitar al Profesional Sanitario las agencias de viajes de la compañía farmacéutica para organizar la asistencia del mismo al congreso, de acuerdo con lo previsto en el art. 11 del Código, Normas Complementarias que lo desarrolla, e interpretación a la pregunta nº 63 del documento Consulta (preguntas-respuestas).

Se recuerda que la presencia de acompañantes en las reuniones de carácter científico está prohibida en caso de reuniones organizadas por compañías farmacéuticas, y que en las reuniones organizadas por un tercero la industria no debe participar o colaborar si éstos promueven la asistencia de acompañantes. En todo caso, no debe favorecerse la presencia de acompañantes según la interpretación de las Normas Complementarias al art. 11.3 del Código y el criterio de la pregunta nº 54.

76. ¿Qué significa ser el patrocinador mayoritario? La condición de patrocinador mayoritario (según se haya definido en la pregunta anterior) ¿Incluye el patrocinio de congresos organizados por un tercero (sociedades científicas, Organizaciones profesionales, etc.) y patrocinados por una compañía farmacéutica?, es decir, en el caso de ser patrocinador mayoritario ¿debe notificarse un congreso organizado por un tercero y patrocinado por varias compañías farmacéuticas?

Si partimos en primer lugar de la definición de patrocinador de la RAE (2ª acepción): se define como ‘Dicho de una persona o de una entidad: Que patrocina una actividad frecuentemente con fines publicitarios’.

En segundo lugar el concepto de mayoritario según la misma fuente y 2ª acepción, se refiere a algo que constituye mayoría.

Luego, se entiende por patrocinador mayoritario aquel que patrocina una reunión con una aportación de más de un 50% del coste total de la reunión.

Siguiendo la definición de patrocinador antes resaltada, el patrocinio abarca a cualquier actividad de financiación o apoyo, independientemente de quien sea el organizador, por un lado, y por otro, si patrocinan diversas compañías farmacéuticas conjuntamente.

Por lo tanto, y de acuerdo con lo previsto en el art.33.1 del Título II Reglamento de los Órganos de Control del Código, si la compañía farmacéutica es la patrocinadora mayoritaria deberá comunicarlo pese a que se trate de una reunión organizada por un tercero (Sociedades Científicas).

En cualquier caso resulta recomendable comunicar voluntariamente cualquier tipo de reunión que se tenga previsto organizar y/o participar.

77. En el ámbito de un congreso internacional desarrollado durante 4 días, ¿es posible llevar a los facultativos médicos a un teatro para asistir a una función teatral?

Como información relevante se señala que dicha actividad no se recoge en el programa oficial de la organización del congreso, no interfiere ni coincide con el horario del programa científico, y sería la única actividad cultural a desarrollar por la compañía farmacéutica, para sus propios invitados y durante el desplazamiento previsto. La actividad cultural no prevalecería sobre el acto científico que seguiría siendo el principal objetivo de la reunión.

En los congresos internacionales organizados por un tercero, en que asisten Profesionales Sanitarios provenientes de distintos países, las compañías farmacéuticas que inviten a Profesionales Sanitarios que ejercen su actividad en España deberán procurar que la hospitalidad que se ofrezca a los mismos sea la del programa oficial del Congreso, siempre y cuando esta sea razonable y moderada por lo que deberán evitarse situaciones que puedan suponer una imagen inadecuada para la industria farmacéutica, de acuerdo con lo previsto en las Normas Complementarias. Por tanto, el ofrecer invitaciones distintas a las del organizador puede perjudicar la imagen de la industria farmacéutica y vulnera los preceptos del Código.

En segundo lugar, la invitación a espectáculos, cualesquiera que sea su naturaleza, dirigida a Profesionales Sanitarios supone además un incentivo en especie y, por tanto no está permitido de acuerdo con el art.10.1 del Código de Buenas Prácticas.

La hospitalidad no incluirá el patrocinio u organización de eventos de entretenimiento (deportivos, de ocio, etc.).

78. ¿Es posible ofrecer hospitalidad, en el sentido del art. 11.3 del Código, al colectivo de biólogos-genetistas, teniendo en cuenta que forman parte de equipos de trabajo multidisciplinares, desarrollando una función de indicación y seguimiento de protocolos o pautas terapéuticas determinadas así como la gestión o gerencia de la información pretratamiento al paciente, pero que no prescriben directamente?

El Código define Profesionales Sanitarios como ‘cualquier miembro de la profesión médica, odontológica, farmacéutica, de enfermería, o podología, cualquier otra persona considerada como tal legalmente, o cualquier otra persona que, en el ejercicio de su profesión, pudiera realizar o condicionar las actividades de prescribir, comprar, suministrar, dispensar o administrar medicamentos de uso humano’.

En consecuencia, en un entorno donde el ejercicio profesional se realiza de forma interdisciplinar, consensuando objetivos por profesionales de diversas disciplinas y participando en la toma de decisiones, la formación continuada de los distintos Profesionales Sanitarios está justificada. Por tanto, es lícito ofrecer hospitalidad a biólogos-genetistas en el seno de congresos científicos, siempre que sea razonable y de acuerdo con los preceptos del Código.

79. En las reuniones organizadas o patrocinadas mayoritariamente por una compañía farmacéutica -incluidas las reuniones organizadas por empresas de su grupo o entidades bajo su control-, ¿existe algún supuesto que permita que su celebración tenga lugar en un hotel de 5* Gran Lujo?

No. Se considera que un hotel de 4* es el estándar adecuado para la celebración de reuniones científico-profesionales. Solo se podrán utilizar hoteles de 5* en situaciones excepcionales en las que se cumplan todas las condiciones siguientes: hotel sede, o no hubiera disponibilidad en el hotel sede, hotel de negocios no ostentoso en casco urbano consolidado y participación de al menos 200 profesionales. En ningún caso podrán utilizarse hoteles de 5* G.L. Esta prohibición no solo se ciñe al alojamiento, sino que se extiende al uso de sus instalaciones (salas de reuniones, uso de restaurantes y otros servicios).

80. De acuerdo con el Código, sería admisible organizar o participar en una reunión de carácter científico (cuyo programa de sesiones científicas diarias cumpliera con lo establecido en el Código) que vaya a celebrarse:

- en un lugar que, por sus características -localidad montañosa-, por su ubicación -situada en una estación de esquí o a menos de 50 kilómetros de una estación de esquí-, por su vinculación con la práctica de este deporte, etc. (por ejemplo: Jaca, Vielha, Andorra, Davos, Saariselkä, Inssbruck, etc.), y

- durante unas fechas en las cuales las instalaciones para la práctica de dicho deporte se encuentran en funcionamiento (por lo general desde diciembre hasta marzo, ambos incluidos).

No. El objetivo y carácter científico de las reuniones debe constituir el foco principal en su organización prevaleciendo sobre cualquier aspecto social o cultural, los cuales deberán resultar, en todo caso, secundarios y accesorios.

En este sentido, la selección durante el invierno de lugares claramente ligados a la práctica de un deporte como es el esquí, puede conllevar por sí mismo que la finalidad y carácter científico de la reunión se vea relegada a un segundo plano pasando a ser su principal atractivo la posible práctica del citado deporte, transmitiéndose así por tanto una imagen inadecuada de la industria farmacéutica.

Es importante valorar en su conjunto la apariencia y contenidos de la reunión. Qué duda cabe que elementos como, lugar de celebración, fechas, facilidad de acceso para los participantes, etc., ayudan a valorar la apariencia de la reunión. Una decisión inoportuna sobre cualquiera de ellos, pudiendo generar dudas sobre su pretendida finalidad científica, impediría la posible participación de las compañías farmacéuticas en la reunión.

81. En el supuesto de reuniones de corta duración (por ejemplo, una hora y media), seguidos de un cóctel o cena, en los que se invita a un grupo de 10 o 15 Profesionales Sanitarios para una presentación de un nuevo producto o para tratar te mas relacionados con un producto, en los que se pretende además obtener opiniones de dichos profesionales sobre el producto y otros asuntos relacionados con el mismo.

¿Se puede pagar a los Profesionales Sanitarios asistentes cantidades que oscilan entre 300 y 600 euros por su participación en esta actividad?

Si la respuesta a la pregunta anterior es afirmativa, ¿se puede realizar esta actividad en diferentes zonas o regiones de España invitando a 10 o 15 profesionales de cada una de las zonas?

El abono de cantidades económicas a los Profesionales Sanitarios que participen en reuniones de carácter científico de acuerdo con lo previsto en el artículo 11.6 del Código, está permitido exclusivamente cuando participen en calidad de moderadores o ponentes.

En todo caso, la contratación de estos servicios estará sujeta a lo previsto en el artículo 16 del Código.

El mero hecho de participar o asistir a una reunión no justifica el abono de honorarios.

82. ¿Aplican las normas del artículo 11 a las actividades formativas y reuniones científico-profesionales que se realicen de forma virtual, iniciativas digitales o multi-canal de formación, tales como videoconferencias, cursos o contenidos tanto on-line, como en streaming o mediante descarga, comunidades virtuales etc.?

Si bien las reuniones presenciales son las más habituales, es cierto que la tendencia actual, impulsada por las nuevas tecnologías y las políticas de ahorro, se dirige hacia actividades de formación a distancia en el entorno digital. El contenido de estas nuevas actividades es el que debe regir y por ello, siendo actividades formativas, quedan sujetas a los preceptos del Código, entre otros, a lo previsto en sus artículos 11 “reuniones científicas y profesionales” y artículo 8 “entorno digital”.

De hecho, en la definición de “reunión” al inicio del Código, se incluyen cursos de formación presencial o a distancia.

En la medida que las actividades formativas o reuniones científico-profesionales se realicen de forma virtual o telemática, no procede el ofrecimiento de ningún tipo de hospitalidad (actos sociales, desplazamiento, alojamiento y/o manutención). Este principio general, resulta aplicable tanto para las reuniones organizadas o patrocinadas mayoritariamente por una compañía farmacéutica como para las reuniones organizadas por terceros.

83. ¿Cómo debe calcularse la partida de hospitalidad-comida en el marco de una reunión propia, para asegurar que no se supera el límite establecido de 60€ (IVA) por comensal, cuando la reunión y la hospitalidad se hacen en un establecimiento que no dispone de servicio de restaurante, ni de las facilidades necesarias para ofrecerla?

En este caso, para el cálculo de coste por comensal, se deberá tener en cuenta aquellos gastos directamente relacionados e imputables a la comida/almuerzo en cuestión, excluyendo de dicho cálculo otro tipo de gastos más generales en los que la compañía farmacéutica necesariamente debería incurrir con independencia de que ofrezca cualquier tipo de hospitalidad. En este sentido, a modo de ejemplo, deberán tenerse en cuenta los costes de menaje y camareros o el suplemento del transporte de los alimentos, pero no el personal de limpieza, seguridad, porteros o guardarropa del establecimiento.

These texts are the non-official translation of the Spanish version of the texts approved by Farmaindustria General Assembly. The Spanish versions shall always prevail.