Inicio ANEXO V - Consultas (preguntas y respuestas)
Home ANNEX V

Anexo V - CONSULTAS (preguntas y respuestas) sobre la interpretación del Código de Buenas Prácticas

ARTÍCULO 8. ENTORNO DIGITAL

12. ¿Qué medidas deben adoptar las compañías farmacéuticas respecto al uso y participación de sus empleados en redes sociales?

Las compañías farmacéuticas deben disponer de unas guías y normas de conducta dirigidas a sus empleados y a terceros que actúen en su nombre o representación, o bajo su control, o en virtud de un acuerdo suscrito, que establezcan unas pautas de actuación responsable en el entorno digital, tanto a la hora de compartir información acerca o en nombre de la compañía como a la hora de utilizar un medio, soporte o canal proporcionado por la misma.

Asimismo, deben formar a sus empleados respecto a las características, funcionamiento, destinatarios, riesgos, limitaciones, términos y condiciones de las principales redes sociales existentes, tanto públicas como privadas, para prevenir y evitar conductas que puedan resultar contrarias al Código (por ejemplo: promoción al público en general de medicamentos de prescripción, promoción fuera de ficha técnica, etc.).

Es importante que las compañías farmacéuticas recuerden a sus empleados y a terceros que actúen en su nombre o representación, o bajo su control, o en virtud de un acuerdo suscrito, su responsabilidad como usuarios de redes sociales.

En todo caso, los procedimientos internos de la compañía farmacéutica deberán contemplar la obligación de corregir con premura y de forma diligente cualquier irregularidad.

13. La compañía farmacéutica, sus empleados, o terceros que actúan en su nombre o representación, o bajo su control, o en virtud de un acuerdo suscrito, ¿pueden difundir a través de las redes sociales, los contenidos reproducidos durante las reuniones organizadas o patrocinadas mayoritariamente por la compañía farmacéutica? ¿y los asistentes a dichas reuniones?

La compañía farmacéutica será responsable de todos los contenidos reproducidos durante este tipo de reuniones. En este sentido, en función de cual sea la naturaleza y alcance de los contenidos, deberá adoptar medidas respecto a su presentación y posterior difusión.

En el caso de contenidos promocionales relacionados con medicamentos de prescripción, dichas medidas deberán garantizar que tanto su presentación como posterior difusión se encuentra limitada exclusivamente a Profesionales Sanitarios habilitados para prescribir o dispensar este tipo de productos. Por lo tanto, deberá abstenerse de utilizar para su presentación y difusión, redes sociales abiertas que no garantizan restringir o limitar los destinatarios de los contenidos.

Estos requisitos resultan exigibles tanto a la compañía farmacéutica, sus empleados o terceros que actúan en su nombre o representación, o bajo su control, o en virtud de un acuerdo suscrito. Por este motivo, los contratos o acuerdos suscritos deben incluir, entre otras, una cláusula en virtud de la cual las partes, en el caso de ser usuarios de redes sociales, reconozcan expresamente conocer sus derechos, obligaciones y responsabilidades.

Respecto a la utilización o difusión de los contenidos de la reunión por parte de los asistentes, igualmente se recomienda a la compañía farmacéutica adoptar algún tipo de medida que permita acreditar haber informado a éstos, de cuáles son sus derechos, obligaciones y responsabilidades, en el caso de ser usuarios de redes sociales.

A modo de ejemplo algunas de estas medidas pueden consistir en: (i) incluir mensajes visibles, claros e inequívocos respecto a las limitaciones de uso de los contenidos, (ii) condicionar la posible asistencia o participación, a la previa aceptación de los derechos, obligaciones y responsabilidades en materia de redes sociales, (iii) compromiso de solicitar la autorización expresa de la compañía farmacéutica antes de utilizar o difundir contenidos de la reunión, etc.

Annex III – QUERIES (Questions and Answers) on the interpretation of the Code of Practice

ARTICLE 8. DIGITAL ENVIRONMENT

12. What measures must pharmaceutical companies adopt with regard to social media usage and participation by their employees?

Pharmaceutical companies must have in place behavioural standards and guides intended for their employees and third parties acting on their behalf, or under their control, or by virtue of a signed agreement, establishing guidelines for responsible conduct in the digital environment, both when sharing information about or in the name of the pharmaceutical company and when using a medium, platform or channel provided by it.

They must likewise train their employees regarding the characteristics, functionality, recipients, risks, limitations, terms and conditions of the main social media networks which exist, both public and private, so as to prevent and avoid any conduct that could be contrary to the Code (such as promotion of prescription-only medicines to the general public, promotion beyond the technical data sheet - off label-, etc.).

It is important for pharmaceutical companies to remind their employees and third parties acting on their behalf, or under their control, or by virtue of a signed agreement, as to their responsibility as users of social media.

In any event, the internal procedures of the pharmaceutical company must cover the obligation promptly and diligently to correct any irregularity.

13. May the pharmaceutical company, its employees, or third parties acting on its behalf, or under its control or by virtue of a signed agreement, distribute via social media the content reproduced during meetings organised or mainly sponsored by the pharmaceutical company? What about the attendants at such meetings?

The pharmaceutical company will be responsible for all content reproduced during this type of meeting. In this regard, depending on the nature and scope of the content, measures will need to be adopted with regard to the presentation and subsequent dissemination thereof.

In the case of promotional content connected with prescription-only medicines, such measures will need to guarantee that both the presentation and subsequent dissemination thereof are confined solely to Healthcare Professionals entitled to prescribe or dispense this type of product. Open-access social media platforms that do not guarantee the restriction or limitation of the recipients of the content must therefore not be used for presentation and dissemination.

These requirements are applicable both to the pharmaceutical company and to its employees or third parties acting on its behalf, or under its control, or by virtue of a signed agreement. As a result, the signed agreements or contracts must, among other aspects, include a clause under the terms of which the parties explicitly acknowledge that they are familiar with their rights, obligations and responsibilities if they are users of social media.

With regard to the use or dissemination of content from the meeting by the attendees, the pharmaceutical company is likewise advised to adopt some type of measure that would serve to accredit that they have been informed of their rights, obligations and responsibilities, if they are social media users.

By way of example, these measures could include the following: (i) include visible, clear and unequivocal messages as to the limitations on the use of content; (ii) make possible attendance or participation conditional on prior acceptance of the rights, obligations and responsibilities with regard to social media; (iii) commitment to request explicit authorisation from the pharmaceutical company before using or disseminating content from the meeting, etc.

These texts are the non-official translation of the Spanish version of the texts approved by Farmaindustria General Assembly. The Spanish versions shall always prevail.