Inicio Título I - Disposiciones del Código Capítulo II - Interrelación con Profesionales y Organizaciones Sanitarias
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Título I - DISPOSICIONES DEL CÓDIGO

CAPÍTULO II - Interrelación con Profesionales y Organizaciones Sanitarias

11. REUNIONES CIENTÍFICAS Y PROFESIONALES 5

Las siguientes normas serán de aplicación a todo tipo de Eventos que sean organizados o patrocinados por una compañía farmacéutica o bajo su control, y a todos los participantes en los mismos, sean Profesionales Sanitarios o cualquier otra persona que, en el ejercicio de su profesión, pueda realizar o condicionar las actividades de prescribir, comprar, distribuir, dispensar o administrar un medicamento.

11.1. Los laboratorios farmacéuticos podrán organizar o colaborar en Eventos de carácter exclusivamente científico-profesional. No está permitido organizar o colaborar en Eventos que contengan elementos o actividades de entretenimiento o de carácter lúdico. No se incluyen dentro de esta prohibición el cóctel de bienvenida, los almuerzos de trabajo y la cena de gala que aparecen habitualmente en los programas oficiales de los congresos y reuniones científicas, siempre que resulten razonables y moderadas y no incorporen elementos adicionales (culturales, de ocio o entretenimiento, etc.). En todo caso, se fija un coste máximo por comensal de 60 euros (impuestos incluidos) para cualquier forma de hospitalidad asociada a comidas y/o almuerzos. El pago de un almuerzo cuyo coste por comensal supere el máximo antes mencionado se considerará una práctica contraria al Código. Para Eventos celebrados fuera de España resultará de aplicación el máximo establecido por la Asociación Nacional del país que albergue el Evento. Por lo tanto, para la hospitalidad ofrecida fuera de España asociada a comidas o almuerzos, no resultará de aplicación la norma general prevista en el artículo 19.4 (‘Si se produjera un conflicto entre las reglas de los diferentes códigos aplicables en una determinada actividad, prevalecerá la norma más estricta o restrictiva’).

Se considerará como una actividad/práctica contraria al Código, el pago a Profesionales Sanitarios de cualquier forma de hospitalidad que tenga lugar al margen de un contexto de carácter científico-profesional.

11.2. La hospitalidad en manifestaciones de carácter profesional o científico, debe siempre ser razonable y su coste no puede exceder del que los destinatarios estarían normalmente dispuestos a pagar en las mismas circunstancias. El concepto de hospitalidad incluye los gastos reales de desplazamiento, inscripción y estancia que sean abonados por el laboratorio, los cuales deberán ser mesurados y no exagerados, y habrán de ajustarse a los días en que esté prevista la reunión científica. En este sentido, la hospitalidad no podrá extenderse más allá de lo razonable tras la realización del Evento, ni incluir el patrocinio u organización de actividades de entretenimiento (deportivas, de ocio, etc.).

La hospitalidad debe ser siempre accesoria en relación con el objeto principal de la reunión. Los objetivos científicos deberán constituir el foco principal en la organización de tales reuniones. La hospitalidad ofrecida por un laboratorio farmacéutico debe limitarse a incluir los medios logísticos estrictamente necesarios (en todo caso razonables y moderados) que permitan al Profesional Sanitario asistir al Evento, y no cualquier otro gasto.

11.3. La hospitalidad no debe extenderse a otras personas distintas a Profesionales Sanitarios.

11.4. No pueden realizarse pagos a favor de facultativos o grupos de facultativos, ya sea de forma directa o indirecta, para alquilar salas para reuniones, a menos que se acredite debidamente que se destinan a reuniones de contenido científico o profesional.

11.5. Cuando las reuniones, congresos, simposios y actos similares estén patrocinados por compañías farmacéuticas, este hecho se hará constar en todos los documentos relativos a la reunión y también en cualquier trabajo, ponencia o documento que se publique en relación con los mismos.

11.6. Es aceptable el pago de honorarios razonables y el reembolso de gastos personales, incluyendo el viaje, a los moderadores y ponentes de estas reuniones, congresos, simposios y actos similares de carácter profesional o científico.

11.7. Las compañías farmacéuticas establecidas en España y pertenecientes a grupos empresariales con centrales o filiales o, en general, con empresas vinculadas ubicadas en el extranjero, serán responsables del cumplimiento del presente Código por parte de estas empresas vinculadas, en lo que se refiere a actividades de promoción y de interrelación con Profesionales Sanitarios que ejercen su actividad profesional en España, ya sean invitados al extranjero o a otros Eventos que se desarrollen en territorio nacional.

11.8. Las reuniones y Eventos de carácter científico y promocional, organizados o patrocinados por laboratorios farmacéuticos deberán comunicarse con carácter previo a su celebración, de acuerdo con lo establecido en el Título II Reglamento de los Órganos de Control del Código.

11.9. La falta de comunicación de una reunión o Evento de carácter científico y promocional, cuando sea obligatoria su comunicación, constituirá una infracción del presente Código.

11.10. Las compañías no podrán organizar o patrocinar Eventos que tengan lugar fuera de España (Eventos internacionales), a menos que tenga más sentido desde el punto de vista logístico que así sea porque:

  • a) la mayor parte de los participantes invitados procedan del extranjero; o porque

  • b) esté localizado en el extranjero un recurso o expertise relevante y que es el objeto principal del Evento. Este supuesto (b) deberá contar con la previa autorización de la Unidad de Supervisión Deontológica. En el caso de organizar o patrocinar Eventos internacionales, además del Código español, las compañías deberán respetar también las disposiciones específicas del Código de Buenas Prácticas del país donde tiene lugar el Evento, según lo establecido en el artículo 19.4.

11.11. Las compañías deben cumplir con los criterios que figuren en los códigos aplicables respecto a la selección y patrocinio de Profesionales Sanitarios para su asistencia a Eventos.

11.12. En ningún caso se podrá ofrecer dinero para compensar meramente el tiempo empleado por los Profesionales Sanitarios para asistir al Evento.

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En lo que concierne a la organización de reuniones científicas y profesionales, una compañía no debe conformarse con el cumplimiento formal de un determinado criterio de manera aislada. El comportamiento de las empresas debe estar guiado por dos principios fundamentales:

  • 1. Que sea la calidad del programa científico-profesional el principal foco de interés del Evento.

  • 2. Que el lugar elegido para celebrarlo sea adecuado y los niveles de hospitalidad razonables.

Estos dos criterios se resumen fácilmente en uno: pregúntese si, como compañía organizadora de la reunión, le gustaría que todos los detalles de la misma fueran ampliamente conocidos de manera pública, por ejemplo, a través de los medios de comunicación. Si la respuesta es afirmativa, es seguro que la reunión está en línea con lo establecido en el Código.

11.1. - 11.2. Además de ser moderada y subordinada al fin principal, la hospitalidad ofrecida en el marco de los congresos y reuniones científicas evitará situaciones que puedan suponer una imagen inadecuada para la industria farmacéutica.

En ese sentido, se procurará que el lugar de celebración de la reunión científica transmita una adecuada imagen, por lo que conviene evitar lugares exclusivamente turísticos o ligados única o predominantemente a actividades lúdicas, recreativas o deportivas. Los lugares en que se celebren las actividades deberán seleccionarse teniendo en cuenta la facilidad de desplazamiento para el participante, el coste, la adecuación y apariencia del lugar.

Los tiempos de traslado a la localidad donde se celebra el Evento se ajustarán a la duración de la reunión de contenido científico. Así, la planificación del viaje que dará supeditada a la programación científica, evitando la modificación de la misma antes o después de la realización del Evento en consideración a otras actividades (culturales o recreativas) distintas de la propia reunión.

En este sentido, la hospitalidad únicamente podrá extenderse al día siguiente o anterior a la celebración del Evento, de acuerdo con una planificación eficiente de los traslados. Los facultativos podrán extender su estancia en el lugar de destino siempre y cuando los gastos adicionales de alojamiento, viaje y manutención que dicha extensión provoque, corran a cargo del mismo y no suponga la modificación del programa inicial de la mayor parte de los participantes.

La compañías se harán cargo directamente del pago de los gastos necesarios (inscripciones, billetes de avión o tren, hoteles, comidas, etc.) para la participación de los Profesionales Sanitarios en cursos, congresos y reuniones científicas, pudiendo utilizar agencias intermediarias si se justifica por la complejidad del Evento. No se podrá realizar reembolso dinerario al Profesional Sanitario de gastos incurridos que provengan de proveedores que debió pagar el laboratorio directamente, salvo en el caso de gastos menores de desplazamiento (taxis, kilometraje, etc.) con la debida justificación de los mismos.

No se considera aceptable la entrega de bolsas de viaje en metálico o similar al personal sanitario invitado a los congresos y reuniones.

En los congresos y reuniones, el contenido científico deberá ocupar la mayoría del tiempo de duración del Evento con un mínimo del 60% de cada jornada.

En caso de duda se computará una jornada de 8 horas. Se excluirá del cómputo el tiempo necesario para el desplazamiento —que deberá ser lo más directo posible—.

Como resumen de este apartado, es importante que las empresas valoren en su conjunto la apariencia y contenidos del Evento. Un criterio útil para valorar la adecuación al Código es preguntarse si a la compañía le gustaría que todos los detalles de la organización del Evento fueran públicamente conocidos de manera amplia.

11.3. En caso de que participen en congresos y reuniones científicas Profesionales Sanitarios facultados para administrar medicamentos, les serán de aplicación las mismas normas que sobre hospitalidad rigen para los Profesionales Sanitarios facultados para prescribirlos o dispensarlos.

En los Eventos organizados por la industria no debe permitirse la presencia de acompañantes, aun cuando se paguen sus propios gastos, pues puede verse dañada la imagen de la industria farmacéutica. En los Eventos organizados por terceros la industria farmacéutica no debe participar o colaborar si estos promueven la asistencia de acompañantes.

11.6. En cuanto al pago de honorarios, se deben tener en cuenta los precios de mercado y las horas de trabajo o servicio realmente empleadas. Cualquier retribución por los servicios prestados (ponencias, presentaciones, etc.) por Profesionales Sanitarios se realizará directamente por el laboratorio y se documentará mediante contrato y factura original, que la compañía farmacéutica deberá registrar en sus archivos para posibles inspecciones. Salvo casos justificados, no se realizarán acuerdos de pagos a Profesionales Sanitarios a través de terceros.

11.8 - 11.9. La comunicación de Eventos tiene por objetivo facilitar el trabajo de control de la Unidad de Supervisión Deontológica. En ningún caso se podrá entender que la comunicación lleva implícita una autorización. Las compañías siguen siendo enteramente responsables del cumplimiento del Código en esos Eventos, sean o no comunicados previamente a la Unidad de Supervisión Deontológica.

En los supuestos en que no sea obligatoria la comunicación previa, la celebración de reuniones y Eventos estará en todo caso sujeta a las disposiciones del Código.

11.10. - 11.11. A los efectos de este artículo, se podrán organizar o patrocinar Eventos científicos y profesionales en el Principado de Andorra en las mismas condiciones que en cualquier parte de España.

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5 Adaptado a la nueva redacción del artículo 10 del Código EFPIA de Profesionales Sanitarios.

Title I - PROVISIONS OF THE CODE

CHAPTER II - Interaction with Healthcare Professionals and Organizations

11. SCIENTIFIC AND PROFESSIONAL MEETINGS5

The following rules will be applied to all types of Events that are organized or sponsored by a pharmaceutical company or under its control and to all participants in said Events, be they Healthcare Professionals or any other persons who, in exercising their professions, may perform or influence the activities of prescribing, purchasing, distributing, dispensing or administering a medicine.

11.1. Pharmaceutical companies may organize or collaborate in Events that are exclusively of a scientific-professional nature. Organizing or collaborating in Events that contain elements of entertainment or entertainment activities or are of a recreational nature is prohibited. The welcome cocktail, working luncheons and gala dinners that normally occur within official programs at scientific conferences and meetings are not included in this prohibition provided they are reasonable and moderate and do not include additional elements (cultural, leisure or entertainment, etc.). In all cases, a maximum cost of 60 Euro (including taxes) per guest applies for any form of hospitality associated with meals. Payment for a meal that costs more than the maximum threshold mentioned above will be considered a breach of the Code. For Events that take place outside of Spain, the maximum threshold established by the National Association of the country where the Event occurs will apply. Therefore, for hospitality offered outside of Spain involving meals, the general rule provided for in article 19.4 ("If there is a conflict between rules of the different applicable codes for a given activity, the most strict or restrictive rule will apply") will not be applicable.

Payment to Healthcare Professionals for any form of hospitality that takes place at the margins of a scientific-professional context is considered to be an activity/ practice that is a breach of the Code

11.2. Hospitality at professional or scientific Events must always be reasonable and the cost must not exceed the cost the Recipients would be willing to pay in the same circumstances. The concept of hospitality includes the real costs of travel, registration and accommodation that are paid by the company. These costs must be moderate and not exaggerated and will be applied to the days in which the scientific meeting is planned. In this regard, hospitality may not be extended beyond what is reasonable for conducting the Event, nor may it include sponsorship or organization of entertainment activities (sports, leisure activities, etc.).

Hospitality must always be accessory to the primary object of the meeting. The scientific objectives must constitute the primary focus in the organization of these meetings. Hospitality offered by a pharmaceutical company must be limited to including strictly necessary logistical means, in all cases reasonable and moderate, that allow the Healthcare Professional to attend the Event and not any other expenses.

11.3. Hospitality may not be extended to persons other than Healthcare Professionals.

11.4. Payments must not be made to physicians or groups of physicians, either directly or indirectly, to rent rooms for meetings unless it is duly accredited that the payments are for meetings of a scientific or professional nature.

11.5. When meetings, conferences, symposia and similar Events are sponsored by pharmaceutical companies, this fact will appear on all documents related to the meeting in addition to any type of essay, paper or document that is published in relation to them.

11.6. Payment of reasonable honoraria and reimbursement of personal expenses, including travel, is acceptable to moderators and speakers at these meetings, conferences, symposia and similar Events of a professional or scientific nature.

11.7. Pharmaceutical companies established in Spain that belong to business groups with headquarters or subsidiaries or, in general, associated companies located in foreign countries will be responsible for compliance with this Code by these affiliated companies for all activities related to promotion or interaction with Healthcare Professionals who conduct their professional activities in Spain, whether they are invited to a foreign country or to other Events that take place within Spain.

11.8. Meetings and Events of a scientific or promotional nature, organized or sponsored by pharmaceutical companies, must be previously communicated in accordance with the stipulations of Title II, Rules of Procedure of the Control Bodies.

11.9. Failure to communicate a meeting or Event of a scientific and promotional nature, when its communication is obligatory, will constitute a breach of this Code.

11.10. Companies may not organize or sponsor Events that take place outside of Spain (international Events) unless it makes more sense from a logistical standpoint, because:

  • a) the majority of invited participants are from a foreign country; or because

  • b) a resource or relevant expertise is located in a foreign country and it is the object or subject matter of the Event. This assumption (b) must receive prior authorization from the Code of Practice Surveillance Unit.

In the case of organizing or sponsoring International Events, in addition to the Spanish Code, companies must also respect the specific stipulations of the Code of Practice of the country in which the Event will take place, as established in article 19.4.

11.11. Companies must comply with the criteria found in the applicable codes with regard to selecting and sponsoring Healthcare Professionals to attend Events.

11.12. In no case may money be offered to compensate merely for the time spent by Healthcare Professionals in attending the Event.

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Regarding organizing scientific and professional meetings, a company must not settle for formal compliance with a given criterion in an isolated manner. The behavior of the companies must be guided by two fundamental principles:

  • 1. The quality of the scientific-professional programme must be the main focus of interest of the Event.

  • 2. The location chosen for holding the Event must be appropriate and the levels of hospitality reasonable.

These two criteria are easily summed up in one statement: Ask yourself if, as the company organizing the meeting, you would like all of the details of the meeting to be widely known publicly in, for example, the media. If the answer is yes, the meeting is surely in line with the provisions of the Code.

11.1. – 11.2. Besides being moderate and secondary to the main purpose of the meeting, hospitality offered within the framework of congresses and scientific meetings should avoid situations that could result in an inappropriate image for the pharmaceutical industry.

In this regard, the company must ensure that the location where the scientific meeting takes place conveys a suitable image. Therefore, locations which are solely touristic or associated solely or primarily with leisure, recreational or sporting activities should be avoided. The locations where the activities take place should be selected by taking into account ease of travel for the participants, costs, and the suitability and appearance of the location.

Travel times to the location where the Event takes place will be adjusted to the duration of the scientific meeting. Therefore, planning the trip will depend on the scientific programme, avoiding modification of the plan before or after the Event takes place in consideration of activities different from the meeting itself (cultural or recreational).

In this regard, hospitality may only be extended to the day after or before the Event, in accordance with efficient travel planning. Physicians may extend their stay in the destination location whenever the additional costs of accommodation, travel and subsistence incurred by said extension are charged to the physician and does not involve any change to the initial program for the majority of participants.

The companies will be directly responsible for paying the necessary expenses (registrations, airline or train tickets, hotels, meals, etc.) for the participation of the Healthcare Professionals in courses, conferences and scientific meetings, and may use intermediary agencies if the complexity of the Event justifies their use. No monetary reimbursement can be made to the Healthcare Professional for expenses incurred to suppliers that should have been paid directly by the company, except in the case of minor costs for travel (taxis, mileage, etc.) with appropriate justification of said expenses.

The provision of travel grants in cash or similar to Healthcare Personnel invited to conferences or meetings are not considered acceptable.

The scientific content at conferences and meetings must take up the majority of the duration of the Event with a minimum of 60% of each working day.

In case of doubt, an 8-hour working day will be calculated. Excluded from this is time needed for travel, which must be the most direct travel possible

As a summary of this section, it is important that companies value the appearance and content of the Event. A useful criterion for evaluating compliance with the Code is to ask whether the company would like all of the details of the organization of the Event to be widely known publicly.

11.3. If Healthcare Professionals who are authorized to administer medicines participate in conferences and scientific meetings, the same rules on hospitality that apply to Healthcare Professionals authorized to prescribe or dispense medicines will apply.

The presence of accompanying persons at Events organized by the industry should not be allowed, even when they pay their own expenses, as this can damage the image of the pharmaceutical industry. The pharmaceutical industry should not participate or collaborate in Events organized by third parties if these parties promote the attendance of accompanying persons.

11.6. With regard to the payment of fees, market prices and number of hours worked or the service actually provided must be taken into account. Any remuneration for services rendered (papers, presentations, etc.) by Healthcare Professionals shall be made directly by the pharmaceutical company and documented by means of a contract and an original invoice that the pharmaceutical company must register in its files for possible inspection. Except in justified cases, no agreements will be made to make payments to Healthcare Professionals through third parties.

11.8 – 11.9. The communication of Events is intended to facilitate the monitoring work of the Code of Practice Surveillance Unit. In no case should this be understood as implying authorization. The companies continue to be solely responsible for compliance with the Code in these

Events, regardless of whether or not they are communicated previously to the Code of Practice Surveillance Unit.

Events where prior communication is not obligatory will still be subject to the Code in all cases.

11.10. – 11.11. For the purposes of this article, scientific and professional Events may be organized or sponsored in the Principality of Andorra under the same conditions that apply to any part of Spain.

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5 Adapted to the new wording of article 10 of the EFPIA HCP Code.
These texts are the non-official translation of the Spanish version of the texts approved by Farmaindustria General Assembly. The Spanish versions shall always prevail.